送付状とは
送付状（送り状・カバーレター）は、書類や資料を郵送・送付する際に同封する挨拶状です。何を・何枚・何の目的で送付するかを明記し、受け取った相手が内容を確認しやすくする役割を持ちます。
送付状なしで書類だけを送ると、相手は「何の書類か」「誰から送られたか」「全部届いているか」を確認するのに手間がかかります。ビジネスマナーとして、書類送付時には必ず送付状を添えましょう。
メールに添付する場合は、メール本文が送付状の役割を果たすため、別途送付状を作成する必要はありません。
こんな時に使います
契約書・見積書の送付
契約書や見積書を郵送する際に同封します。返送が必要な書類がある場合は、その旨を明記します。
請求書の送付
月次の請求書を送付する際に添えます。支払期限や振込先を記載することもあります。
資料・カタログの送付
依頼された資料やカタログを送付する際に使用します。
履歴書・応募書類の送付
就職・転職活動で応募書類を郵送する際に同封します。
返送書類の送付
押印済みの契約書や、記入済みの書類を返送する際に添えます。
書き方のポイント
宛先を正確に
会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。「御中」「様」の使い分けに注意しましょう。
送付物の一覧を記載
同封する書類の名称と部数を箇条書きで記載します。相手が過不足を確認できるようにします。
挨拶文は簡潔に
時候の挨拶は省略可能です。「お世話になっております」から始め、送付の目的を簡潔に述べましょう。
返送・対応が必要な場合は明記
署名・押印後の返送が必要な場合や、確認後の連絡が必要な場合は、その旨と期限を明記します。
連絡先を記載
不明点がある場合の問い合わせ先（担当者名、電話番号、メールアドレス）を記載します。
記入例
契約書送付の送付状
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 日付 | 2025年1月15日 |
| 宛先 | 株式会社○○ 総務部 田中太郎 様 |
| 差出人 | 株式会社△△ 営業部 山田花子 |
| 件名 | 業務委託契約書のご送付 |
| 本文 | お世話になっております。先日ご合意いただきました業務委託契約書を送付いたします。ご確認の上、1部にご署名・ご捺印いただき、同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願いいたします。 |
| 送付物 | ・業務委託契約書 2部・返信用封筒 1通 |
| 備考 | ご返送期限：2025年1月31日 |
資料送付の送付状
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 日付 | 2025年1月16日 |
| 宛先 | 株式会社□□ 購買部 御中 |
| 差出人 | 株式会社△△ 営業部 佐藤健太 |
| 件名 | 製品カタログのご送付 |
| 本文 | お世話になっております。先日お問い合わせいただきました製品カタログを送付いたします。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 |
| 送付物 | ・製品カタログ2025年版 1部・価格表 1部 |
よくある質問
Q. 送付状は手書きが良い？
ビジネスではPCで作成したもので問題ありません。手書きが求められるのは、非常にフォーマルな場面（お詫び状など）に限られます。
Q. メール添付の場合も送付状は必要？
メールの場合は、メール本文が送付状の役割を果たします。別途PDFで送付状を作成する必要はありません。
Q. 送付状は封筒のどこに入れる？
送付状は同封書類の一番上に重ねて入れます。封筒を開けた時に最初に目に入るようにしましょう。
Q. 「記」「以上」は必要？
送付物の一覧を記載する際に「記」で始め「以上」で締める形式は、正式なビジネス文書のマナーです。使用することをおすすめします。