FAX送付状とは
FAX送付状は、FAXで書類を送信する際に1枚目に付ける表紙です。宛先、送信者、送信枚数、用件を記載し、受信者が内容を確認しやすくする役割を持ちます。
FAXは複数の人が共有する機器で受信されることが多いため、送付状がないと「誰宛の書類か」「全ページ届いているか」がわかりません。送付状は確実な情報伝達のために不可欠です。
デジタル化が進んでいますが、医療機関、不動産業、建設業、官公庁などでは今もFAXが広く使われています。
こんな時に使います
注文書・発注書のFAX送信
取引先への注文書をFAXで送信する際に使用します。
見積依頼・回答のFAX送信
見積もりの依頼や回答をFAXで送る際に添付します。
図面・仕様書の送信
建設現場や製造業で、図面や仕様書をFAXで送信する際に使用します。
申込書・届出書の送信
各種申込書や届出書をFAXで提出する際に添付します。
書き方のポイント
宛先のFAX番号を確認
FAX番号の間違いは情報漏洩につながります。送信前に必ず番号を確認しましょう。
送信枚数を明記
「送付状含め○枚」と明記します。受信者が全ページ届いているか確認できます。
用件は簡潔に
FAXは画質が落ちることがあるため、文字は大きめに、内容は簡潔に記載します。
機密情報の取り扱い注意
FAXは第三者の目に触れる可能性があります。機密性の高い情報は、FAX以外の手段を検討しましょう。
送信後の確認
重要な書類は、送信後に電話で受信確認を行うのが確実です。
記入例
注文書送信のFAX送付状
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 送信日 | 2025年1月15日 |
| 宛先 | 株式会社○○ 営業部 田中様 |
| FAX番号 | 03-1234-5679 |
| 送信者 | 株式会社△△ 購買部 山田（TEL: 03-9876-5432） |
| 送信枚数 | 本状含め3枚 |
| 件名 | 注文書の送付 |
| 本文 | お世話になっております。下記の通り注文書を送付いたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。 |
| 備考 | 納期についてご相談がございます。受信確認後、お電話いただけますと幸いです。 |
図面送信のFAX送付状
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 送信日 | 2025年1月16日 |
| 宛先 | □□建設株式会社 工事部 佐藤様 |
| FAX番号 | 06-1111-2222 |
| 送信者 | 株式会社△△ 設計部 鈴木（TEL: 03-3333-4444） |
| 送信枚数 | 本状含め5枚 |
| 件名 | 修正図面の送付（A工区 配管図 Rev.2） |
| 本文 | 先日ご指摘いただいた箇所を修正した図面を送付いたします。赤字部分が変更箇所です。ご確認をお願いいたします。 |
よくある質問
Q. FAXが届かない場合は？
送信レポートを確認し、エラーがないか確認します。相手のFAX機が使用中、用紙切れ、番号間違いなどが原因として考えられます。
Q. FAXとメール、どちらで送るべき？
相手の希望に合わせるのが基本です。特に指定がなければ、記録が残りやすいメールが推奨されます。ただし、署名・押印のある原本が必要な場合はFAXまたは郵送が適切です。
Q. 送付状のサイズは？
A4サイズが標準です。送付する書類と同じサイズにしましょう。
Q. 誤送信してしまった場合は？
すぐに誤送信先に電話で連絡し、破棄を依頼します。機密情報が含まれる場合は、上長にも報告しましょう。