通知書とは
通知書は、相手に対して正式に事実や決定事項を伝えるための書類です。契約の解除、価格改定、営業時間の変更など、相手に影響を与える重要な情報を文書で通知する際に使用します。
通知書は法的な効力を持つ場合があります。契約解除の通知や、債権回収の催告など、「いつ・誰に・何を通知したか」の記録が重要になる場面で使われます。
口頭での連絡と異なり、通知書は証拠として残るため、内容の正確性と表現の適切さが特に求められます。
こんな時に使います
価格改定の通知
原材料費の高騰などにより、製品やサービスの価格を改定する際に取引先へ通知します。
契約更新・解除の通知
契約の更新条件や、契約を解除する旨を相手に通知します。通知期限が契約で定められている場合があります。
営業時間・休業日の変更通知
営業時間の変更や臨時休業を顧客・取引先に通知します。
担当者変更の通知
担当者が変わる際に、新旧の担当者情報を取引先に通知します。
支払い催促の通知
支払期限を過ぎた代金の支払いを催促する際に使用します。
書き方のポイント
通知の目的を冒頭で明確に
「何を通知するのか」を冒頭で明確にします。読み手が一目で内容を把握できるようにしましょう。
事実を客観的に記載
感情的な表現を避け、事実を客観的に記載します。特に契約関連の通知は、法的な観点からも正確な表現が求められます。
適用日・期限を明記
いつから変更が適用されるのか、いつまでに対応が必要なのかを明確に記載します。
相手への配慮を示す
価格改定や契約解除など、相手にとって不利な内容の場合は、経緯の説明と今後の対応について丁寧に記載します。
問い合わせ先を記載
通知内容について質問がある場合の連絡先を記載します。
送付方法を記録に残す
重要な通知は、配達証明付き郵便や内容証明郵便で送付し、送達の記録を残しましょう。
記入例
価格改定の通知
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 日付 | 2025年1月15日 |
| 宛先 | お取引先各位 |
| 差出人 | 株式会社△△ 代表取締役 山田一郎 |
| 件名 | 製品価格改定のお知らせ |
| 内容 | 平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。さて、原材料費および物流費の高騰により、誠に不本意ながら下記の通り価格を改定させていただくこととなりました。 【対象】全製品 【改定率】現行価格より約8%の値上げ 【適用日】2025年4月1日ご注文分より |
| 備考 | 3月31日までのご注文は現行価格にて承ります。詳細な新価格表は2月中に送付いたします。 |
担当者変更の通知
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 日付 | 2025年1月20日 |
| 宛先 | 株式会社○○ 購買部 田中太郎 様 |
| 差出人 | 株式会社△△ 営業部 |
| 件名 | 担当者変更のお知らせ |
| 内容 | 平素よりお世話になっております。このたび人事異動に伴い、貴社担当を下記の通り変更させていただきます。 【旧担当】営業部 山田花子 【新担当】営業部 佐藤健太（TEL: 03-1234-5678） 【変更日】2025年2月1日より |
| 備考 | 引継ぎは完了しております。今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。 |
よくある質問
Q. 通知書と案内状の違いは？
通知書は「決定事項を伝える」もの、案内状は「参加を募る」ものです。通知書は相手の同意を求めるものではなく、一方的な伝達です。
Q. 通知書に法的効力はある？
内容によります。契約解除の通知や催告書は法的効力を持ちます。重要な通知は内容証明郵便で送付し、送達の証拠を残しましょう。
Q. 通知のタイミングは？
相手が対応を準備できる十分な期間を設けましょう。価格改定なら2〜3ヶ月前、担当者変更なら2週間前が目安です。契約で通知期限が定められている場合はそれに従います。
Q. 相手から異議が出た場合は？
通知内容が一方的な決定事項であっても、相手の意見に耳を傾ける姿勢は大切です。交渉の余地がある場合は、協議の場を設けましょう。