出張申請書とは
出張申請書は、業務上の出張を行う前に、目的・行程・経費の見込みを記載して上長の承認を得るための書類です。出張の必要性を事前に確認し、経費の予算確保と行程の安全確認を行う目的で使用されます。
出張には交通費・宿泊費など多額の経費が伴うため、事前承認なしに出張することは原則認められません。出張申請書は、出張の正当性を証明し、後の経費精算をスムーズにするための重要な書類です。
こんな時に使います
取引先への訪問
遠方の取引先を訪問する際に申請します。日帰りか宿泊かで必要な情報が変わります。
展示会・セミナーへの参加
業界の展示会やセミナーに参加する際に申請します。参加費も含めて記載します。
支社・工場への出張
自社の他拠点を訪問する際に申請します。定期的な出張の場合でも、都度申請が必要です。
海外出張
海外への出張は金額が大きいため、より詳細な行程と経費見積もりが求められます。
書き方のポイント
出張の目的を明確に
「なぜ出張が必要か」「オンラインでは対応できないか」を説明できるように、目的を具体的に記載します。
行程は日時・場所を具体的に
出発日時、訪問先、帰着予定日時を記載します。複数箇所を回る場合は、すべての訪問先を記載しましょう。
経費の見積もりを記載
交通費、宿泊費、日当、その他経費の見込み額を記載します。事前に調べた金額を根拠として示しましょう。
同行者がいれば記載
上司や同僚と同行する場合は、同行者の氏名を記載します。
余裕を持って申請
出張日の1〜2週間前までに申請するのが一般的です。宿泊を伴う場合は早めの申請で、割安な交通手段や宿泊先を確保できます。
記入例
取引先訪問の出張申請
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 申請日 | 2025年1月10日 |
| 申請者 | 営業部 山田太郎 |
| 出張期間 | 2025年1月20日〜21日（1泊2日） |
| 出張先 | 大阪府大阪市 株式会社○○ 本社 |
| 目的 | 新規サービスの提案プレゼンテーション及び契約条件の協議 |
| 行程 | 1/20 東京8:00発→大阪10:30着→○○社訪問（11:00-16:00）→宿泊 1/21 ○○社再訪（9:00-12:00）→大阪13:00発→東京15:30着 |
| 経費見積 | 新幹線（往復）：¥28,000 / 宿泊：¥9,000 / 日当：¥4,000 / 合計：¥41,000 |
| 同行者 | なし |
セミナー参加の出張申請
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 申請日 | 2025年1月12日 |
| 申請者 | 開発部 佐藤花子 |
| 出張期間 | 2025年1月25日（日帰り） |
| 出張先 | 東京都港区 ○○カンファレンスセンター |
| 目的 | 「クラウドセキュリティ最新動向2025」セミナー参加。自社システムのセキュリティ強化に向けた情報収集。 |
| 経費見積 | 交通費：¥1,200 / 参加費：¥10,000 / 合計：¥11,200 |
よくある質問
Q. 出張申請と出張報告の関係は？
出張申請は「事前」の承認、出張報告は「事後」の成果報告です。申請で承認された目的に対して、報告で成果を示す関係になります。
Q. 出張先が変更になった場合は？
申請内容に変更が生じた場合は、変更申請を提出するか、上長に口頭で了承を得た上で出張し、報告書で変更内容を説明します。
Q. 出張中に私用の予定を入れても良い？
出張の前後に私用を入れる場合は、その旨を申請書に記載し、私用部分の経費は自己負担であることを明確にしましょう。
Q. 日帰り出張でも申請は必要？
会社の規定によりますが、一般的には一定距離以上（例：片道100km以上）の移動を伴う場合は日帰りでも申請が必要です。