経費精算書の書き方・テンプレート

経費精算書とは

経費精算書は、従業員が業務のために立て替えた費用を会社に請求し、払い戻しを受けるための書類です。会社の経費として認められる支出を正式に記録・申請する役割を持ちます。

企業活動では、交通費、接待交際費、消耗品費、通信費など、さまざまな経費が日常的に発生します。これらを従業員が一時的に立て替えた場合、経費精算書を提出することで会社から払い戻しを受けることができます。

経費精算書が正確に作成されていないと、払い戻しが遅れたり、税務調査で問題になったりする可能性があります。日頃から正しい書き方を身につけておくことが大切です。

こんな時に使います

交通費の精算

営業先への訪問、取引先での打ち合わせ、セミナー参加など、業務上の移動にかかった電車代・バス代・タクシー代を精算する時に使います。

接待・会食費の精算

取引先との会食、クライアントとの打ち合わせ時の飲食代など、業務上の付き合いで発生した費用を精算します。参加者の氏名や人数、目的を明記する必要があります。

備品・消耗品の購入

業務に必要な文房具、書籍、ソフトウェアなどを自費で購入した場合に精算します。

出張時の諸経費

出張中の宿泊費、現地での移動費、食事代などをまとめて精算します。出張報告書と合わせて提出を求められることが多いです。

通信費・郵送費

業務上の電話代、郵便・宅配便の送料、インターネット利用料など、通信に関わる費用を立て替えた場合に使用します。

書き方のポイント

日付・金額は領収書と一致させる

記入する日付と金額は、必ず領収書の記載内容と一致させます。1円でもずれがあると差し戻しの原因になります。

用途・目的は具体的に書く

「交通費」「会議費」だけでは承認者が判断できません。「株式会社○○ 田中様との新規案件打ち合わせ」のように、誰と・何のために・どこでを明確にします。

勘定科目を正しく選ぶ

会社ごとに経費の分類ルールがあります。交通費、交際費、消耗品費、通信費など、適切な勘定科目を選択しましょう。

領収書の取り扱い

原則として全ての経費に領収書が必要です。電車・バスなどICカード利用で領収書がない場合は、利用区間と金額を明記し「ICカード利用のため領収書なし」と備考に記載します。

提出期限を厳守する

多くの企業では「支出日から1ヶ月以内」「月末締め翌月5日まで」などの提出期限を設けています。期限を過ぎると精算を受け付けてもらえない場合もあります。

金額の大きい経費は事前申請を

高額な接待費や備品購入は、事前に上長の承認を得ておくとスムーズです。

記入例

交通費の精算

接待費の精算

よくある質問

Q. 領収書をなくしてしまった場合は？

まず再発行が可能か店舗に確認しましょう。再発行できない場合は、支払いの事実を証明できるもの（クレジットカード明細、メールの注文確認など）を添付し、紛失の経緯を備考欄に記載して提出します。

Q. クレジットカードで支払った場合は？

クレジットカード払いでも経費精算は可能です。カード利用控え（レシート）を領収書の代わりとして添付します。引き落とし日ではなく、実際に利用した日付を記入してください。

Q. 個人的な支出と混ざってしまった場合は？

業務分のみを按分して申請します。例えば、私用と業務の両方で使う携帯電話料金は、業務使用割合を算出して申請します。按分の根拠を備考欄に明記しましょう。

Q. 少額でも精算すべき？

金額の大小に関わらず、業務上の経費は精算するのが原則です。ただし、会社によっては「500円未満は精算不可」などの下限ルールがある場合もあるため、社内規定を確認してください。