備品購入申請書とは
備品購入申請書は、業務に必要な備品や消耗品の購入を会社に申請するための書類です。購入の必要性、品名、数量、金額、購入先などを記載し、上長や経理部門の承認を得てから購入手続きを進めます。
会社の経費を使って物品を購入するため、その必要性と妥当性を事前に確認するプロセスが必要です。備品購入申請書は、無駄な支出を防ぎ、予算管理を適切に行うための仕組みです。
金額によって承認者が変わる（少額は課長、高額は部長・役員）企業が多いため、社内の決裁権限を確認しておきましょう。
こんな時に使います
オフィス用品の購入
文房具、コピー用紙、トナーなどの消耗品や、デスク、椅子、キャビネットなどの什器を購入する際に申請します。
PC・IT機器の購入
パソコン、モニター、プリンター、ソフトウェアライセンスなど、IT関連の備品を購入する際に使用します。
工具・作業用品の購入
現場作業に必要な工具、安全用品、作業着などを購入する際に申請します。
書籍・研修教材の購入
業務に関連する書籍や研修用の教材を購入する際に使用します。
来客用品・福利厚生品の購入
来客用のお茶・コーヒー、社内イベント用品などを購入する際に申請します。
書き方のポイント
購入理由を明確に
「なぜ必要か」を具体的に記載します。「業務効率化のため」だけでなく、「現在のプリンターが故障し修理不能のため、業務に支障が出ている」のように状況を説明しましょう。
品名・型番・数量を具体的に
購入したい商品を特定できるレベルで記載します。メーカー名、型番、色、サイズなど、発注に必要な情報を含めましょう。
見積もり・価格を記載
購入予定金額を記載します。可能であれば複数の購入先から見積もりを取り、比較検討した結果を示すと承認されやすくなります。
予算枠を確認
部署の予算残高を確認し、予算内で購入可能であることを示します。予算超過の場合は、その旨を記載して判断を仰ぎましょう。
代替手段の検討結果を記載
「修理で対応できないか」「レンタルの方が安くないか」「社内の余剰品で代用できないか」を検討した結果を記載すると、承認者の判断がスムーズです。
記入例
PC購入の申請
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 申請日 | 2025年1月15日 |
| 申請者 | 開発部 佐藤花子 |
| 品名 | ノートPC（○○社 ModelX-15 / メモリ16GB / SSD512GB） |
| 数量 | 1台 |
| 金額 | ¥158,000（税込） |
| 購入先 | 株式会社△△（法人契約先） |
| 理由 | 現在使用中のPC（2019年購入）の動作が著しく遅く、開発業務に支障。起動に5分以上かかり、ビルド時間も倍増している。 |
| 希望納期 | 2025年2月1日まで |
消耗品の申請
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 申請日 | 2025年1月16日 |
| 申請者 | 総務部 鈴木美咲 |
| 品名 | コピー用紙A4（500枚入）×30箱、トナーカートリッジ（黒）×3本 |
| 金額 | 用紙：¥12,000 / トナー：¥24,000 / 合計：¥36,000（税込） |
| 購入先 | ○○オフィス用品（定期発注先） |
| 理由 | 在庫が残り1週間分。月間使用量から2ヶ月分を発注。 |
| 希望納期 | 2025年1月20日まで |
よくある質問
Q. いくらから申請が必要？
会社によって異なりますが、一般的には5,000円〜10,000円以上の購入で申請が必要です。少額の消耗品は部署の小口現金で対応できる場合もあります。
Q. 急ぎで必要な場合は？
緊急性がある場合は、口頭で上長の了承を得てから購入し、事後に申請書を提出する方法もあります。ただし、これは例外的な対応であり、原則は事前申請です。
Q. 個人で使うものも申請できる？
業務に必要なものであれば申請できます。ただし、私的利用が主目的のものは認められません。業務との関連性を明確に説明できることが条件です。
Q. 申請が却下された場合は？
却下理由を確認し、代替案を検討しましょう。予算の問題であれば時期をずらす、仕様の問題であればより安価な代替品を探すなどの対応が考えられます。