出勤簿の書き方・テンプレート

出勤簿とは

出勤簿は、従業員の出退勤時刻を記録し、労働時間を管理するための書類です。労働基準法により、使用者には労働時間の適正な把握が義務付けられており、出勤簿はその基本となる書類です。

給与計算の基礎資料であり、残業時間の管理、有給休暇の取得状況の把握にも使用されます。

毎日の出勤時刻・退勤時刻を記録します。タイムカードがない職場では手書きの出勤簿が使われます。

月末に出勤日数、総労働時間、残業時間を集計し、給与計算に使用します。

労基署の調査時に、適正な労働時間管理の証拠として提示します。

実際の出勤・退勤時刻を分単位で記録します。「だいたい9時」ではなく「9:03」のように正確に。

休憩の開始・終了時刻も記録すると、実労働時間の計算が正確になります。

通常と異なる勤務があった場合は、その理由と合わせて記録します。

出勤簿は本人が記入し、上長が確認・承認する運用が望ましいです。

労働基準法により5年間（当面は3年間）の保管が義務付けられています。給与計算の根拠資料として確実に保管しましょう。

タイムカードは機械的に打刻する記録、出勤簿は手書きまたは自己申告の記録です。どちらも労働時間の記録として有効ですが、客観的な記録（タイムカード等）が推奨されています。

在宅勤務でも出退勤の記録は必要です。チャットでの始業・終業報告や、勤怠システムへの入力で記録するのが一般的です。

原則として月45時間・年360時間が上限です（36協定締結時）。特別条項付きでも月100時間未満、2〜6ヶ月平均80時間以内に収める必要があります。