受領書の書き方・テンプレート

受領書とは

受領書は、物品や書類を確かに受け取ったことを証明するための書類です。納品された商品、提出された書類、引き渡された備品などを受け取った際に、受領の事実を記録・通知する目的で作成します。

受領書があることで、「届いていない」「渡していない」というトラブルを防止できます。取引の証跡として、また会計処理の根拠資料としても重要な書類です。

受領書は受け取った側が作成・発行するのが一般的です。納品書と対になる書類として位置づけられます。

こんな時に使います

商品・製品の納品時

発注した商品が届いた際に、数量・品質を確認した上で受領書を発行します。検収完了の証明になります。

書類・契約書の受け取り

重要な書類や契約書を受け取った際に、受領の事実を証明するために発行します。

備品・機器の引き渡し

社内で備品やPC等を引き渡す際に、誰が何を受け取ったかを記録します。資産管理に活用されます。

工事・作業の完了確認

工事や作業が完了し、成果物を受け取った際に発行します。検収書と兼ねる場合もあります。

サンプル・試作品の受け取り

取引先からサンプルや試作品を受け取った際に、受領の記録を残します。

書き方のポイント

受領した物品を具体的に記載

品名、型番、数量を具体的に記載します。「一式」ではなく、個別に列挙するのが望ましいです。

受領日を正確に記入

実際に受け取った日付を記入します。納品日と受領日が異なる場合（検品に時間がかかった場合など）は、受領日を記載します。

状態の確認結果を記載

受け取った物品の状態（破損なし、数量一致など）を確認した結果を記載します。問題があった場合はその内容も記録します。

受領者の署名・押印

受領者の氏名と署名（または押印）を入れることで、受領の事実を証明します。

納品書・発注書との照合

受領書の内容が納品書や発注書と一致しているか確認します。相違がある場合は、その旨を記載して相手に連絡します。

記入例

商品受領の場合

書類受領の場合

よくある質問

Q. 受領書と検収書の違いは？

受領書は「受け取った」事実の証明、検収書は「検査して合格した」ことの証明です。受領後に検品期間を設ける場合は、受領書を先に発行し、検品完了後に検収書を発行します。

Q. 受領書は必ず発行する必要がある？

法的な義務はありませんが、取引先から求められた場合や、高額な取引の場合は発行するのが一般的です。トラブル防止のためにも発行をおすすめします。

Q. 数量が合わない場合はどうする？

受領書に「数量相違あり（発注：20個、実際：18個）」と記載し、納品元に連絡します。不足分の追加納品を依頼するか、受領書の発行を保留するかは取引条件によります。

Q. 受領書の保管期間は？

税務上の証憑書類として、法人は7年間（欠損金がある場合は10年間）の保管が必要です。