来客記録とは
来客記録は、オフィスや施設を訪問した外部の方の情報を記録するための書類です。セキュリティ管理、入退館管理、来客対応の履歴管理を目的として使用されます。
来客記録を適切に管理することで、不審者の侵入防止、災害時の在館者把握、来客頻度の分析などに活用できます。また、受付業務の引き継ぎや、来客対応の品質向上にも役立ちます。
個人情報を含むため、記録の保管・廃棄には十分な注意が必要です。
こんな時に使います
オフィスへの来客受付
取引先や業者がオフィスを訪問した際に、来訪者情報と訪問目的を記録します。
工場・倉庫への入場管理
セキュリティが求められる施設への入場者を記録し、入退場時刻を管理します。
イベント・セミナーの参加者管理
自社で開催するイベントやセミナーの参加者を記録します。
面接・採用活動の来訪者記録
採用面接で来社した応募者の来訪記録を残します。
配送業者・メンテナンス業者の入館記録
定期的に出入りする業者の入退館を記録し、作業内容も合わせて管理します。
書き方のポイント
来訪者情報を正確に記録
会社名、氏名、人数を正確に記録します。名刺をいただける場合は、名刺の情報を転記すると確実です。
入館・退館時刻を記録
入館時刻だけでなく退館時刻も記録します。災害時の在館者把握や、セキュリティ管理に必要です。
訪問目的・面会者を明記
誰に会いに来たのか、何の目的かを記録します。後から来客の傾向を分析する際にも役立ちます。
入館証・バッジの管理と連動
入館証を発行する場合は、番号と紐づけて記録します。退館時に回収したかどうかも確認・記録しましょう。
特記事項があれば記載
大きな荷物の持ち込み、撮影許可の有無、次回来訪予定など、特記すべき事項があれば記録します。
記入例
取引先の来訪
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 来訪日 | 2025年1月15日 |
| 来訪者 | 株式会社○○ 営業部 田中太郎様、佐藤花子様（2名） |
| 入館時刻 | 13:50 |
| 退館時刻 | 15:20 |
| 面会者 | 開発部 鈴木健太 |
| 目的 | 新規プロジェクトの仕様打ち合わせ |
| 使用会議室 | 3階 会議室B |
| 入館証番号 | V-045、V-046 |
| 備考 | 次回来訪予定：1/22 同時刻 |
業者の入館
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 来訪日 | 2025年1月15日 |
| 来訪者 | △△設備株式会社 山本一郎様（1名） |
| 入館時刻 | 9:00 |
| 退館時刻 | 12:30 |
| 面会者 | 総務部 高橋 |
| 目的 | 空調設備の定期メンテナンス |
| 作業場所 | 屋上機械室、各階空調機器 |
| 備考 | 工具・脚立持ち込みあり。作業完了報告書を総務部に提出済み。 |
よくある質問
Q. 来客記録の保管期間は？
一般的には1〜3年程度保管する企業が多いです。個人情報保護の観点から、不要になった記録は適切に廃棄しましょう。
Q. 飛び込み営業も記録する？
アポイントなしの来訪者も記録します。セキュリティ管理の観点から、すべての来訪者を記録することが重要です。
Q. 宅配便の配達員も記録が必要？
受付で荷物を受け取る場合は不要ですが、館内に入る場合は記録するのが望ましいです。会社のセキュリティポリシーに従いましょう。
Q. 来客記録のデジタル化のメリットは？
検索性の向上、来客データの分析、受付業務の効率化、ペーパーレス化などのメリットがあります。タブレット受付システムとの連携も可能です。