棚卸表とは
棚卸表は、倉庫や店舗にある在庫・備品の実数を確認し、帳簿上の数量と照合するための書類です。決算期の在庫確認や、定期的な備品管理に使用されます。
棚卸は会計上の義務であり、正確な在庫数の把握は財務諸表の信頼性に直結します。また、紛失・盗難の早期発見や、過剰在庫の削減にも役立ちます。
こんな時に使います
決算期の実地棚卸
期末に全在庫の実数を確認し、帳簿残高と照合します。会計監査の対象にもなります。
月次の在庫確認
毎月の在庫数を確認し、発注計画や在庫管理に活用します。
備品の定期点検
オフィスの備品（PC、什器等）の所在と状態を定期的に確認します。
書き方のポイント
品目ごとに数量を正確に記録
品名、型番、保管場所、実数を1品目ずつ記録します。「だいたい」ではなく正確な数を数えましょう。
帳簿との差異を明記
実数と帳簿数に差異がある場合は、その数量と考えられる原因を記載します。
状態も確認する
数量だけでなく、破損・劣化・使用期限切れなどの状態も確認・記録します。
複数人で実施する
正確性を担保するため、数える人と記録する人を分けるのが望ましいです。
記入例
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 棚卸日 | 2025年1月31日 |
| 担当者 | 総務部 鈴木・田中 |
| 倉庫名 | 本社1階 備品倉庫 |
| 品目一覧 | コピー用紙A4：帳簿50箱/実数48箱（差異-2） トナー黒：帳簿8本/実数8本（一致） 封筒（長3）：帳簿20束/実数20束（一致） |
| 差異 | コピー用紙A4が2箱不足。先週の大量印刷時に出庫記録漏れの可能性。 |
| 状態 | 全品良好。使用期限切れなし。 |
よくある質問
Q. 棚卸はどのくらいの頻度で行う？
決算期（年1〜2回）の実地棚卸は必須です。それに加えて、月次や四半期ごとの循環棚卸を行う企業も多いです。
Q. 差異が出た場合はどうする？
まず原因を調査します。出庫記録の漏れ、入庫ミス、破損廃棄の未記録などが一般的な原因です。原因不明の場合は棚卸差損として処理します。
Q. 棚卸中も営業を続けて良い？
可能ですが、棚卸中の入出庫は正確性を損なうため、できれば営業時間外や休業日に実施するのが理想です。
Q. 棚卸表の保管期間は？
税務上の証憑書類として、法人は7年間（欠損金がある場合は10年間）の保管が必要です。