議事録の書き方・テンプレート

議事録とは

議事録は、会議やミーティングで話し合われた内容、決定事項、アクションアイテムを記録するための書類です。参加者の認識を統一し、欠席者への情報共有、後日の振り返りに活用されます。

議事録がないと「言った・言わない」のトラブルが発生したり、決定事項が曖昧になったりします。正確な議事録は、組織の意思決定の透明性を確保し、プロジェクトを円滑に進めるための基盤です。

会議の全発言を書き起こす必要はありません。要点を押さえた簡潔な議事録が、最も活用される議事録です。

こんな時に使います

定例会議・チームミーティング

週次・月次の定例会議で、進捗報告や課題共有の内容を記録します。前回の議事録と合わせて見ることで、進捗の流れを把握できます。

プロジェクトの意思決定会議

仕様の決定、スケジュールの変更、予算の承認など、重要な意思決定が行われる会議の記録として使用します。

顧客との打ち合わせ

顧客との要件定義や仕様確認の打ち合わせ内容を記録し、双方の認識を合わせるために使います。顧客にも共有するのが一般的です。

役員会・経営会議

経営判断や方針決定の記録として、法的にも重要な書類になります。正確性と機密性が特に求められます。

ブレインストーミング・企画会議

アイデア出しの会議で出た意見やアイデアを記録し、後日の検討材料として活用します。

書き方のポイント

基本情報を冒頭に記載

会議名、日時、場所、参加者、議題を冒頭にまとめます。これにより、どの会議の記録かが一目でわかります。

決定事項を最も目立たせる

議事録で最も重要なのは「何が決まったか」です。決定事項は太字にする、箇条書きにするなど、一目でわかるように記載しましょう。

アクションアイテムは担当者と期限付きで

「誰が」「何を」「いつまでに」やるかを明確に記載します。これがないと、会議後に何も進まないという事態になりかねません。

議論の経緯は簡潔に

全発言を記録するのではなく、結論に至った理由や主要な意見を簡潔にまとめます。「AとBの案が出て、コスト面からAに決定」のように書きます。

未決定事項・持ち越し事項も記録

結論が出なかった議題は「次回持ち越し」として記録します。検討に必要な情報や、次回までの宿題も明記しましょう。

会議後すぐに共有する

議事録は会議当日中、遅くとも翌営業日までに参加者・関係者に共有します。時間が経つと記憶が曖昧になり、修正が入りやすくなります。

記入例

プロジェクト定例会議の議事録

顧客打ち合わせの議事録

よくある質問

Q. 議事録係は誰がやるべき？

持ち回りにするのが一般的です。ただし、重要な会議では内容を理解している人が書く方が正確です。新人の教育として担当させる場合は、先輩がレビューする体制を作りましょう。

Q. 録音してから書き起こすべき？

録音は補助として有効ですが、全文書き起こしは非効率です。会議中にリアルタイムでメモを取り、録音は聞き逃した部分の確認に使うのがおすすめです。

Q. 参加者から「そんなこと言ってない」と言われたら？

議事録は共有後に修正期間を設けるのが一般的です。「○日までに修正依頼がなければ確定とします」と添えて共有し、異議があれば修正します。

Q. オンライン会議の議事録のコツは？

画面共有された資料のスクリーンショットを撮っておくと、後から内容を思い出しやすくなります。チャットに書かれた情報も議事録に含めましょう。