面談記録とは
面談記録は、上司と部下の1on1面談、人事面談、評価面談などの内容を記録するための書類です。面談で話し合われた内容、合意事項、今後の目標を文書として残し、継続的なフォローアップに活用します。
面談の内容を記録に残すことで、約束事項の履行確認や、成長の軌跡の振り返りが可能になります。また、人事評価の根拠資料としても重要な役割を果たします。
面談記録は機密性の高い情報を含むことが多いため、取り扱いには十分注意が必要です。
こんな時に使います
定期1on1ミーティング
上司と部下が定期的に行う1on1の内容を記録します。業務の悩み、キャリアの相談、目標の進捗確認などを記録します。
人事評価面談
半期・年次の評価面談で、評価結果のフィードバックと今後の目標設定の内容を記録します。
採用面接の記録
採用面接での質疑応答の内容と、面接官の評価・所見を記録します。採用判断の根拠資料になります。
キャリア面談
従業員のキャリア希望や異動の意向を確認する面談の記録です。人材配置の参考資料として活用されます。
問題行動に関する面談
勤怠不良やハラスメントなど、問題行動に対する指導面談の記録です。改善指導の証跡として重要です。
書き方のポイント
面談の目的を明記する
何のための面談かを冒頭に記載します。定期面談、評価面談、指導面談など、目的によって記録すべき内容が変わります。
発言内容は要約して記録
一言一句を記録する必要はありません。要点を押さえた要約で十分です。ただし、重要な発言や合意事項は正確に記載しましょう。
合意事項・目標は具体的に
面談で合意した目標や約束事は、具体的かつ測定可能な形で記載します。「頑張る」ではなく「月間売上○○万円を達成する」のように書きます。
次回のフォローアップ事項を明記
次回の面談で確認すべき事項を記載しておくと、継続的なフォローアップがしやすくなります。
双方の署名・確認を得る
面談記録は面談者・被面談者の双方が内容を確認し、認識に相違がないことを確認するのが理想です。
機密情報の取り扱いに注意
面談記録には個人情報や機密情報が含まれることが多いため、保管場所やアクセス権限に注意しましょう。
記入例
定期1on1の記録
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 面談日 | 2025年1月15日 16:00〜16:30 |
| 面談者 | 営業部長 田中一郎 |
| 被面談者 | 営業部 山田太郎 |
| 面談種別 | 月次1on1 |
| 話し合った内容 | ・今月の営業目標の進捗（達成率75%）・A社案件の停滞について相談・来期のチームリーダー候補としての意向確認 |
| 合意事項 | ・A社案件は部長同行で再訪問する（1/22予定）・リーダー職に前向き。まずは後輩指導から経験を積む |
| 次回確認事項 | A社案件の結果、月間目標の最終着地 |
| 次回面談予定 | 2025年2月12日 |
よくある質問
Q. 面談記録は誰が書く？
一般的には面談を実施する側（上司・人事）が作成します。ただし、1on1では部下が書いて上司が確認する形も増えています。
Q. 面談記録の保管期間は？
人事評価に関わる記録は、評価期間＋数年間保管するのが一般的です。労務トラブルの証跡として必要になる場合もあるため、社内規定を確認しましょう。
Q. 面談で話した内容をすべて記録する？
プライベートな雑談や、記録に残すことで本人が不利益を被る可能性のある内容は、記録から除外して構いません。業務に関連する合意事項を中心に記録します。
Q. 面談記録を本人に見せる必要がある？
原則として、面談記録は本人にも共有し、内容に相違がないか確認してもらうのが望ましいです。ただし、採用面接の評価メモなど、共有しない記録もあります。