備品貸出表とは
備品貸出表は、会社の備品や機器を従業員に貸し出す際に、貸出・返却の記録を管理するための書類です。プロジェクター、ノートPC、カメラ、工具など、共用備品の所在を把握し、紛失を防止します。
備品は会社の資産です。誰が何をいつ借りているかを明確にすることで、資産管理と業務効率化の両方に貢献します。
こんな時に使います
共用備品の貸出
プロジェクター、ポータブルスクリーン、デジカメなど、共用の備品を借りる際に記録します。
テレワーク用機器の貸出
在宅勤務用のPC、モニター、ヘッドセットなどを貸し出す際に使用します。
イベント・出張時の機材貸出
展示会やセミナーで使用する機材を持ち出す際に記録します。
書き方のポイント
備品を特定できる情報を記載
品名だけでなく、管理番号やシリアル番号も記載して、どの個体を貸し出したか特定できるようにします。
返却予定日を明記
いつまでに返却するかを明記し、長期貸出を防止します。期限を過ぎた場合はリマインドしましょう。
返却時の状態確認
返却時に備品の状態を確認し、破損や不具合があれば記録します。
記入例
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 貸出日 | 2025年1月15日 |
| 借用者 | 営業部 佐藤花子 |
| 備品名 | プロジェクター |
| 管理番号 | PJ-003 |
| 数量 | 1台 |
| 目的 | A社でのプレゼンテーション |
| 返却予定日 | 2025年1月16日 |
よくある質問
Q. 備品を破損した場合は？
速やかに管理者に報告し、破損状況を記録します。故意でない場合は通常、個人負担は求められませんが、会社の規定に従いましょう。
Q. 長期貸出の場合は？
テレワーク用PCなど長期貸出の場合は、貸出表とは別に「備品貸与書」を作成し、本人の署名をもらうのが一般的です。
Q. 返却期限を過ぎた場合は？
管理者から借用者にリマインドします。他の人が使いたい場合もあるため、期限厳守を徹底しましょう。
Q. 備品の棚卸はどうする？
定期的（四半期〜年1回）に全備品の所在確認を行います。貸出中の備品は借用者に確認し、所在不明のものは調査します。