鍵管理簿の書き方・テンプレート

鍵管理簿とは

鍵管理簿は、オフィスや施設の鍵の貸出・返却を記録するための書類です。誰がいつどの鍵を持ち出し、いつ返却したかを管理することで、セキュリティの確保と鍵の紛失防止を図ります。

鍵の管理が不十分だと、不正侵入や情報漏洩のリスクが高まります。特にサーバールーム、金庫、重要書類保管庫の鍵は厳格な管理が求められます。

会議室、倉庫、車両などの鍵を借りる際に記録します。

サーバールームや金庫室など、アクセス制限のあるエリアの鍵管理に使用します。

定期的にすべての鍵の所在を確認し、紛失がないかチェックします。

持ち出した時刻だけでなく、返却時刻も必ず記録します。未返却の鍵がないか毎日確認しましょう。

「3階の鍵」ではなく「3F-01 サーバールーム」のように、特定できる名称・番号で記録します。

何のために鍵を使用するかを記載することで、不正使用の抑止になります。

直ちに管理者に報告し、該当する錠前の交換を検討します。セキュリティエリアの鍵の場合は、速やかに錠前を交換し、関係者に新しい鍵を配布します。

法定の保管期間はありませんが、セキュリティ管理の観点から1〜3年程度保管するのが一般的です。

電子錠（ICカード等）で入退室を管理している場合でも、物理鍵のバックアップがある場合は鍵管理簿で管理します。

はい。合鍵の作成は必ず管理者の承認を得て、鍵管理台帳に追加します。無断での合鍵作成は禁止すべきです。